予約問い合わせをAIで整理する仕組みを作る

まず30分でできる最小版からはじめる

予約問い合わせが来たら、内容をそのままAIに渡すだけで「確認すべき項目・返信文・注意点」が出てきます。

飲食店への予約問い合わせを整理してください。

お店の予約条件：
・受付：◯名以上から
・コース：◯◯円・◯◯円の2種類
・個室：◯名以上で案内可（または個室なし）
・その他制約：◯◯（例：アレルギー対応・駐車場の有無）

届いた問い合わせ内容：
「◯◯（問い合わせ文をそのまま貼り付け）」

①この問い合わせに不足している確認事項
②返信文の下書き
③受け入れる場合の注意点

を作ってください。

複数の経路から予約が来る・台帳で一元管理したい場合は、次のExcelシートを使います。

予約の「確認漏れ」と「経路の分散」を解決する

飲食店の予約管理で最もよくある問題が2つあります。

経路の分散: 電話・Instagram DM・食べログ・ホットペッパー・公式LINE——それぞれ別の場所に来る予約を一元管理できていないと、「あの予約、誰が確認した？」という状況が生まれます。

確認事項の漏れ: 予約受付時に「アレルギーの有無」「コース希望」「誕生日サービスの要否」を確認し忘れると、当日に慌てることになります。AIに問い合わせ内容を渡すと「確認していない項目」を自動で指摘してもらえます。

Excelテンプレートで予約台帳を管理する

予約台帳は、Excelで一元管理するのが最もシンプルで続けやすい形です。

予約台帳シートの構成

「確認済」欄が「未」のものを週次でチェックする習慣をつけると、対応漏れが防げます。

AIへの渡し方とプロンプト

週次の予約状況チェック

今週・来週の予約状況を確認して、準備すべきことを整理してください。

【予約台帳（直近2週間分）】
（※ExcelシートをそのままコピーしてAIに貼り付け）

①確認が未完了の予約と、確認すべき内容
②特別な準備が必要な予約（記念日・アレルギー・個室等）
③人数が多い・特殊なコース等でオペレーションに注意が必要な予約

を教えてください。

問い合わせへの返信文作成

以下の予約問い合わせへの返信文を作ってください。

お店の条件：
・コース：◯◯円・◯◯円
・個室：◯名以上
・キャンセルポリシー：◯◯

問い合わせ内容：
「◯◯（問い合わせ文をそのまま貼り付け）」

丁寧かつ要点が明確な返信文と、
この問い合わせで確認すべき追加事項があれば合わせて教えてください。

満席時の断り方と代替案

希望日時が満席で予約を断る必要があります。
代替案を含む返信文を作ってください。

お客様の希望：◯月◯日（◯曜日）◯名
満席の状況：◯◯（例：その時間帯は満席・ランチのみ空きあり）
提案できる代替：◯◯（例：別日・時間帯変更・キャンセル待ち）

お客様への印象を損なわない丁寧な断り方と、
代替案の提案文を作ってください。

サーバーで自動化・機能拡張する

予約管理をサーバーベースにすると、経路の一元化と自動化が実現できます。

予約フォームの一元化: ウェブサイト・Instagram・LINEからの予約をすべて同じフォームに誘導する仕組みを作ると、経路がバラバラになる問題が解消されます。フォームへの入力が自動で台帳に反映されます。

確認項目の自動チェック: 予約フォームの送信と同時に「アレルギーの確認が必要です」「個室手配が必要です」といった確認事項が店長のLINEに自動通知される仕組みを組めます。

予約前日のリマインド送信: 予約の前日に自動でリマインドメッセージをお客様に送る仕組みを作ると、当日ドタキャンの減少につながります。送信内容はAIで生成した文面を使えます。