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Claudeに相談しながら進める手順6分で読めます

予約確認・変更・キャンセル対応文をAIで作る

電話・メール・DMで来る予約の確認・変更・キャンセル連絡への返答文を、状況を伝えるだけでAIが作ってくれます。

この記事で楽になること

予約の確認・変更・キャンセルへの返答文を数十秒で作れるようになります。「丁寧すぎず・素っ気なくもない」ちょうどいい文体が毎回出てきます。

こんな場面で役立ちます

  • 予約受付後に確認メールを送るとき
  • 予約の変更依頼に返答するとき
  • キャンセルのお断りや、キャンセル料の案内をするとき
  • Instagramや食べログのDMで来る予約確認に返答するとき

    • 用意するもの

  • ClaudeまたはChatGPT（無料で使えます）
  • 予約内容（日時・人数・コース名など）
  • 返答する媒体（メール・LINE・DM）
  • 確認5分

    • 実際の使い方

    STEP1: お店のスタイルを一度伝える

    最初に一度だけ伝えておくと、以降はすぐ返答文を作れます。

    私はレストランを経営しています。予約の確認・変更・キャンセルへの返答文を作ってほしいです。文体は丁寧だけど温かみのある感じで。メールやLINEで送ります。

    STEP2: 状況を一言で伝える

    以下の予約確認の返答文を作ってください。

  • 予約内容：6月5日（木）19時・4名・コース（8,000円/人）
  • お客様からの依頼：人数を4名→6名に変更したい
  • 変更は可能：別の部屋に案内できる
  • メールで返す想定

    • 受付・変更・キャンセルのどれかと、変更の可否を一緒に伝えるとスムーズです。

    STEP3: 返ってきた文を確認してコピーする

    上の内容でClaudeに頼むと、たとえばこんな文章が出てきます。

    「この度はご予約ありがとうございます。6月5日（木）19時からのご予約について、4名→6名へのご変更を承ることができます。別のお部屋をご用意いたしますので、どうぞご安心ください。お席のご準備はこちらで整えますので、ご不明な点があれば遠慮なくお知らせください。当日、皆様のお越しをスタッフ一同お待ちしております。」

    日時・人数・コース名に間違いがないかを確認してからコピーします。

    STEP4: メール・LINE・DMに貼り付けて返信する

    内容を確認してから送信します。

    Claude に渡すプロンプト

    相談しながら要件を調整したい・設計の判断を一緒に考えたいときに向いています。

    飲食店向けに予約確認・変更・キャンセルへの返答文を作る仕組みを作りたいです。要件を一緒に整理してください。

- 予約を受け付ける媒体はどこか（電話・メール・Instagram DM・食べログなど）
- 返答の文体はどうするか（丁寧・フレンドリーなど）
- キャンセルポリシーはどんな内容か
- 過去の予約を記録として残したいか

これらをふまえて、お店の予約対応に合った仕組みを一緒に設計してください。

    状況別の使い方のコツ

    予約受付の確認メール

    「予約受付の確認メールを作ってください。内容は6月10日（火）12時・2名・ランチコース（3,500円/人）の受付完了です。前日にリマインドを送ることも一言添えてください。」

    「前日にリマインドします」と一言添えるだけで、当日のドタキャンが減ります。

    キャンセルポリシーの案内

    「初めての予約の方へのキャンセルポリシー案内文を作ってください。3日前まで無料、2日前50%、前日・当日は100%のキャンセル料がかかります。怖くならない、でも明確に伝わる文体で。」

    キャンセルポリシーは「脅す感じ」にせず、「ご了承のうえご予約ください」というトーンが信頼感を生みます。

    キャンセルへの返答

    「お客様からキャンセルの連絡が来ました。返答文を作ってください。当日のキャンセルで、コース3,500円のキャンセル料が発生します。穏やかに、でもキャンセル料の発生は明確に伝えてください。」

    キャンセル料の案内は感情的になりやすい場面ですが、Claudeに作ってもらうと冷静な文体になります。

    予約満席時の断り文

    「ご希望の日が満席です。お断りの返答文を作ってください。申し訳ない気持ちを伝えつつ、別の日を提案する文体にしてください。」

    「断るだけ」より「別日を提案する」一言があると、再予約につながります。

    うまくいかないときは

    文章が長すぎるとき：「LINEで送るので3行以内にまとめて」と追加で頼みます。

    文体が固すぎるとき：「もう少しやわらかく、LINEで普通に送れる感じで書き直して」と伝えます。

    キャンセル料を伝えにくいとき：「キャンセル料の発生を、相手が傷つかないよう伝えて」とClaudeに頼むと、柔らかく、でも明確な文章にしてくれます。

    予算感

    Claudeの無料プランで十分使えます。

    注意点

    送信前に日時・人数・コース名・金額に間違いがないかを必ず確認してください。キャンセル料の取り扱いは事前に明示したポリシーと一致しているかも確認してください。

    できあがるものの概要

  • 使える端末：スマートフォン・PC・タブレット（ブラウザで開くだけ）
  • 使える人数：各自のデバイスで個別に使える（データは自分の端末にだけ残ります）
  • インターネット：必要（AI文章生成のため）
  • データの保存場所：開いたブラウザの中だけ（他の端末からは見えません）

    • もっと便利にするには

    STEP 1｜まず試す（費用：無料）

    各自のスマホやPCで使います。作った返答文をコピーして、メール・LINEに貼り付けます。まずはここから始めてください。

    STEP 2｜予約記録をスプレッドシートで管理する（費用：月0〜1,000円程度）

    Googleスプレッドシートに予約日・人数・コース・返答日時を記録すると、「誰に何を返したか」が一目でわかります。

    STEP 3｜予約管理システムを作る（費用：月1,000〜3,000円程度）

    サーバーにデータベースを置くと、予約の受付・変更・キャンセル管理を一元化できます。Claude Code / Codexに依頼して作れます。

    サーバーで本格システムを作る

  • 予約確認・リマインドメールを予約日の前日に自動送信できる
  • お客さんがWeb上でキャンセル・変更の手続きを自分でできる
  • キャンセルが出た席を自動でキャンセル待ちリストに通知できる
  • キャンセル率・時間帯の傾向を分析してオペレーションを改善できる
    • Claude に渡すプロンプト

    相談しながら要件を調整したい・設計の判断を一緒に考えたいときに向いています。

    予約の確認・リマインド・キャンセル受付を自動化するシステムを作りたいです。
今の状況を整理しながら、何から作るか一緒に決めてください。

・予約の受付方法：（例：電話・Web・Instagram DM）
・リマインドのタイミング：（例：前日・2日前）
・お客さん自身がキャンセルできる仕組みが必要か：はい／いいえ
・キャンセル待ちの管理も必要か：はい／いいえ

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