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飲食店向け業務効率化システム案7分で読めます

スタッフへの連絡文をAIで作る

シフト変更や注意事項など、スタッフへの連絡文をAIで素早く作る方法を例文付きで説明します。

この記事で楽になること

スタッフへの連絡文を数十秒で下書きできるようになります。「きつい言い方になっていないか」「大事なことを書き忘れていないか」を確認する手間が減り、LINEやチャットに貼り付けるだけの状態になります。

こんな場面で役立ちます

  • シフト変更や急な休業をスタッフに連絡するとき
  • 衛生管理・接客のルールを全員に周知したいとき
  • アルバイトに注意事項を伝えるとき（強く言いすぎないか心配なとき）
  • 研修・ミーティングの案内を送るとき

    • 用意するもの

  • ClaudeまたはChatGPT（無料で使えます）
  • 伝えたい内容のメモ（箇条書き程度で十分）
  • 確認と送信に5分

    • 実際の使い方

    STEP1: 文体と雰囲気をひと言で伝える

    最初に一度だけ伝えておくと、以降はすぐ文章を作れます。

    私はカフェの店長です。スタッフへの連絡文を作ってほしいです。文体は丁寧だけど堅すぎない感じにしてください。スタッフは20代のアルバイトが中心です。

    業態や関係性に合わせて「丁寧だけど堅すぎない」の部分を変えてください。

    STEP2: 伝えたい内容をそのまま書く

    以下の内容でスタッフへの連絡文を作ってください。

  • 来週月曜のランチシフトを、Aさん（通常11時〜）が当日急病で休む可能性があるため、Bさんに10時45分出勤をお願いしたい
  • できれば今日中に返事がほしい
  • 無理な場合は一言教えてほしい

    • 箇条書きで渡すだけで大丈夫です。

    STEP3: 返ってきた文を確認してコピーする

    上の内容でClaudeに頼むと、たとえばこんな文章が出てきます。

    「Bさん、お疲れ様です。急なお願いで申し訳ないのですが、来週月曜のランチにAさんが急病で欠勤になる可能性があります。もし可能であれば、10時45分からのシフトをお願いできますか？今日中にご返事いただけると助かります。難しい場合は一言教えていただければ大丈夫です。よろしくお願いします。」

    勤務条件・名前・日付に間違いがないかを確認してからコピーします。

    STEP4: LINEやチャットに貼り付けて送る

    作った文章を相手に合わせて微調整し、送信します。

    Claude に渡すプロンプト

    相談しながら要件を調整したい・設計の判断を一緒に考えたいときに向いています。

    飲食店向けにスタッフへの連絡文を作る仕組みを作りたいです。要件を一緒に整理してください。

- 連絡の用途はどんなものが多いか（シフト変更・注意喚起・お知らせなど）
- 送り先はLINEグループか個別メッセージか
- 文体はどうすべきか（丁寧語・タメ口・敬語）
- 送信前に誰が確認するか
- 過去の連絡文を記録として残したいか

これらをふまえて、お店の運用に合った仕組みを一緒に設計してください。

    用途別の使い方のコツ

    衛生管理や注意事項の周知

    「全スタッフへの注意喚起の文を作ってください。内容は"先週、冷蔵庫の扉が閉まりきっていないことが2回ありました。チェックを徹底してほしいです"です。責める感じではなく、みんなで気をつけましょうという雰囲気で。」

    全体への注意喚起は「責める・叱る」ではなく「一緒に改善する」トーンが大切です。「責める感じではなく」「全体の確認として」などと伝えると調整してくれます。

    研修・ミーティングの案内

    「ミーティングの案内文を作ってください。内容は"今月25日（木）の営業後、19時から30分間、接客マニュアルの確認を行います。全員参加でお願いします"です。」

    日時・場所・所要時間・参加の必要性を入力に含めておくと、書き漏れのない案内文ができます。

    新しいルールの案内

    「新ルールのお知らせを作ってください。内容は"6月1日から、開店前のテーブル拭きのチェックリストに記入する手順が加わります。詳細は次のシフト時に説明します"です。」

    ルール変更は「なぜ変わるか」を一言添えると伝わりやすくなります。Claudeに「理由も一言添えて」と伝えると補足してくれます。

    うまくいかないときは

    文章が長すぎるとき：「もっと短く、3行以内にまとめて」と追加で頼みます。

    文体が固すぎるとき：「もう少しカジュアルに書き直して。LINEで送る感じで」と伝えます。

    読み返すと少しきつく感じるとき：「もう少しやわらかい言い方で書き直して。受け取った側が気持ちよく読める文体で」と頼みます。

    英語圏や外国人スタッフに送るとき：「この文章を英語に翻訳してください」と続けて頼めばそのまま翻訳してくれます。

    予算感

    Claudeの無料プランで十分使えます。毎日大量に作る場合は有料プランの方がスムーズです。

    注意点

    勤怠条件や個別の事情に関わる内容は、AIに任せず人間が確認してから送ってください。送信前に名前・日付・シフト時間に間違いがないかを必ず確認してください。

    できあがるものの概要

  • 使える端末：スマートフォン・PC・タブレット（ブラウザで開くだけ）
  • 使える人数：各自のデバイスで個別に使える（履歴は自分の端末にだけ残ります）
  • インターネット：必要（AI文章生成のため）
  • データの保存場所：開いたブラウザの中だけ（他の端末からは見えません）

    • もっと便利にするには

    STEP 1｜まず試す（費用：無料）

    各自のスマホやPCで使います。作った連絡文をコピーして、LINEやメールに貼り付けて送ります。まずはここから始めてください。

    STEP 2｜送った連絡を記録として残す（費用：月0〜1,000円程度）

    GoogleスプレッドシートやNotionにAIが作った連絡文を記録すると、「誰に何を伝えたか」をあとから確認できます。「言った・言わない」のトラブルを減らせます。特別なサーバーは不要です。

    STEP 3｜送信・確認をシステムで管理する（費用：月1,000〜3,000円程度）

    サーバーにデータベースを置くと、連絡文の送信履歴をチーム全員で共有できます。スタッフが確認したかどうかの管理も可能になります。Claude Code / Codexに依頼して作れます。

    サーバーで本格システムを作る

  • 連絡事項をスタッフ全員に一斉送信してLINEグループを整理できる
  • 重要な連絡に既読確認を求めて読み飛ばしを防げる
  • 連絡の記録が自動で残り、後から言った・言わないを防げる
  • カテゴリ別（業務連絡・シフト・衛生管理）に整理して検索できる
    • Claude に渡すプロンプト

    相談しながら要件を調整したい・設計の判断を一緒に考えたいときに向いています。

    スタッフへの連絡を一元管理して、既読確認と履歴記録ができるシステムを作りたいです。
今の状況を整理しながら、何から作るか一緒に決めてください。

・スタッフ数：〇人程度
・現在の連絡手段：（例：LINEグループ・口頭・紙の掲示板）
・既読確認の機能が必要か：はい／いいえ
・連絡のカテゴリ分けが必要か：はい／いいえ

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