スタッフシフトをAIで組む仕組みを作る

まず30分でできる最小版からはじめる

スタッフ情報と希望休をそのまま書いてAIに渡すだけで、シフト候補が出てきます。

来月のシフト候補を組むのを手伝ってください。

スタッフ構成：
・田中：週3日・ランチのみ・土日希望
・鈴木：週4〜5日・ランチ・ディナー両方可・火曜休み希望
・佐藤：週2日・ディナーのみ・金土希望
・山本：週5日・フルタイム・いつでも可

来月の条件：
・営業：毎日11〜21時（ランチ・ディナー2部制）
・必要人数：各時間帯2名以上
・希望休：田中6/7・6/14、鈴木6/1〜6/3、山本6/20

①人員が足りない日の一覧
②シフト候補の骨格
③スタッフへの確定連絡文の下書き

を作ってください。

スタッフが多い・条件が複雑な場合は、次のExcelで管理すると入力が整理できます。

シフト作成の「時間と労力」を仕組みで減らす

飲食店のシフト作成は毎月繰り返される作業です。LINEで来る希望休を拾い集め、誰が何日入れるかを頭の中で組み合わせて、足りない日を埋めていく——この作業に1〜2時間かけているオーナー・店長は少なくありません。

AIを使ったシフト管理の目的は、「組み合わせを考える」という人間が得意でない作業を委ねて、「最終確認と調整」だけに集中できる状態を作ることです。

スタッフ情報と希望をAIに渡せば、「誰がいつ入れるか」「どの日が危ないか」の整理が数分で出てきます。

Excelテンプレートで希望を管理する

スタッフが5人以上になると、頭の中での管理が難しくなります。Excelで管理してAIに渡す形にすると、毎月の作業が「Excelを更新してAIに貼る」だけになります。

スタッフ勤務条件シートの構成

月次希望シートの構成（毎月更新）

AIへの渡し方とプロンプト

月次シフト候補の作成

来月のシフト候補を組んでください。

【スタッフ勤務条件シート】
（※ExcelシートをそのままコピーしてAIに貼り付け）

【今月の希望シート】
（※貼り付け）

営業条件：
・各時間帯の最低必要人数：ランチ◯名・ディナー◯名
・特に忙しい予定の曜日・日程：◯◯

①人員不足リスクがある日の一覧と対策案
②週ごとのシフト骨格
③スタッフへの確定連絡文

を作ってください。

急な欠員対応

◯月◯日（◯曜日）のランチに◯◯が急病で欠員が出ました。

【スタッフ勤務条件シート】
（※貼り付け）

代わりに連絡できそうなスタッフの候補と、
声のかけ方の優先順位を教えてください。

繁忙期の体制確認

来月はゴールデンウィーク（◯/◯〜◯/◯）があります。
例年の来客数は通常の1.5倍程度です。

【スタッフ勤務条件シート】
（※貼り付け）

現在の体制で対応できるか確認し、
不足する場合はどの日・時間帯に何人追加が必要かを整理してください。

サーバーで自動化・機能拡張する

シフト管理をサーバーベースにすると、「希望収集〜確定通知」のプロセスが半自動化できます。

希望収集のデジタル化: Google フォームでスタッフが希望休を入力する形にすると、Excelへの転記が不要になります。フォームの回答がスプレッドシートに自動で蓄積され、そのままAIに渡せます。

シフト確定後の自動通知: 確定したシフトをシステムに登録するだけで、スタッフのLINEまたはメールに自動通知する仕組みを組めます。「確定したからこのシフトを確認してください」という毎回の連絡が不要になります。

人件費アラート: スタッフの時給×シフト時間を自動集計して、人件費率が目標を超えそうなときに事前通知する仕組みも作れます。シフトを組んだあとに「今月は人件費が目標を超えそうです」とAlertが来る状態にできます。

注意点

シフト候補はAIが組み合わせを整理したものです。勤務条件・週の上限時間・休憩・残業に関する最終判断は、労働基準法をもとに必ず人間が確認してください。