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飲食店向け業務効率化システム案7分で読めます

在庫メモ整理システム

毎日の在庫確認をスマホでメモして、発注のタイミングを見逃さない仕組みを説明します。

この記事で楽になること

「在庫確認したつもりが発注忘れた」「どのくらい残っているか分からない」という状況が変わります。閉店後のスキマ時間にスマホで在庫をメモするだけで、「そろそろ発注が必要なもの」が一目でわかるようになります。

こんな場面で役立ちます

  • 毎日の在庫確認を記録として残したいとき
  • 発注のタイミングを見逃しやすいとき
  • 複数スタッフで在庫状況を共有したいとき
  • 何がよく使われるか傾向を把握したいとき

    • 用意するもの

  • ClaudeまたはChatGPT（無料で使えます）
  • 管理したい品目のリスト
  • 各品目の発注基準（これを下回ったら注文など）

    • 実際の使い方

    STEP1: 管理する品目の整理をAIに頼む

    まずClaudeを使って、管理項目を整理します。

    私はカフェを経営しています。在庫管理の仕組みを作りたいです。コーヒー豆・牛乳・紙コップ・砂糖・シロップ類・清掃用品などを管理しています。「品目・現在数・単位・発注基準・発注先」の形式で管理リストの雛形を作ってください。

    Claudeが管理しやすいリストの形式を提案してくれます。

    STEP2: 毎日の在庫メモをAIに整理してもらう

    以下の在庫メモを整理してください。

  • コーヒー豆：残り1袋（発注基準は2袋）→ 要発注
  • 牛乳：6本（基準5本）→ OK
  • 紙コップ：ほぼない（要発注）
  • 砂糖：問題なし
  • ハンドソープ：半分くらい

    • 箇条書きで渡すだけで大丈夫です。Claudeが「要発注品リスト」と「問題なし品リスト」に整理してくれます。

    STEP3: 返ってきた整理結果を確認する

    上の内容でClaudeに頼むと、たとえばこんな結果が出てきます。

    【要発注】

    ・コーヒー豆（現在1袋 / 基準2袋）→ 今日注文推奨

    ・紙コップ（残り僅少）→ 今日注文推奨

    【在庫OK】

    ・牛乳（6本 / 基準5本）

    ・砂糖（問題なし）

    ・ハンドソープ（残り約50%）

    発注先・注文方法は自分で確認してから発注します。

    STEP4: 発注メモや連絡をAIに作ってもらう

    「コーヒー豆を○○商会に注文するメールを作ってください。コーヒー豆200g×5袋を追加注文したいです。」

    在庫確認から発注連絡まで、一連の流れをAIにサポートしてもらえます。

    Claude に渡すプロンプト

    相談しながら要件を調整したい・設計の判断を一緒に考えたいときに向いています。

    飲食店向けに在庫メモ整理システムを作りたいです。まず要件を一緒に整理してください。

- どんな品目を管理するか（食材・消耗品・飲料など）
- 在庫確認の頻度はどのくらいか（毎日・週2〜3回など）
- 発注基準はどう設定するか
- 誰が入力して誰が発注判断するか
- 複数スタッフで共有する必要があるか

これらをふまえて、お店の運用に合った在庫管理の仕組みを一緒に設計してください。

    用途別の使い方のコツ

    週次の消費量を把握する

    「今週1週間の在庫メモをまとめました。どの品目が一番消費が早いか、来週何を多めに発注すればよいかを教えてください。」

    （1週間分のメモを貼り付ける）

    消費ペースがわかると、発注量の調整ができます。

    仕入れコストを下げる相談

    「毎月コーヒー豆を6kg発注しています。ロット購入でコストを下げる方法や、ストックの目安を教えてください。」

    「いくつまとめて買うとお得か」の試算もAIに相談できます。

    季節やイベントに向けた在庫計画

    「来月のバレンタイン期間に向けて、チョコレート系ドリンクの材料を増やしたいです。通常比2倍の需要を想定した場合、どのくらい事前に発注すべきか考えてください。」

    繁忙期・閑散期に合わせた発注計画の下書きを作れます。

    うまくいかないときは

    品目が多すぎて入力が面倒なとき：「よく発注するものだけに絞って、上位10品目に絞りましょう」とClaudeに相談します。

    発注基準を何にすべきか分からないとき：「うちのカフェでコーヒー豆の適切な発注基準を考えてください。1日平均40杯提供、1杯に豆15gを使います。」と具体的な情報を渡して相談します。

    予算感

    Claudeに相談して手動で管理するなら費用は0円です。スマホ対応のシステムを作る場合はサーバー代として月1,000〜2,000円程度を見ておくと安心です。

    注意点

    発注の最終確認と実際の発注作業は人間が行います。特に賞味期限・保存条件のある食材については、在庫数だけでなく状態の確認も必ず人間が行ってください。

    できあがるものの概要

  • 使える端末：スマートフォン・PC・タブレット（ブラウザで開くだけ）
  • 使える人数：各自のデバイスで個別に使える（データは自分の端末にだけ残ります）
  • インターネット：必要（AI文章生成のため）
  • データの保存場所：開いたブラウザの中だけ（他の端末からは見えません）

    • もっと便利にするには

    STEP 1｜まず試す（費用：無料）

    各自のスマホやPCで使います。在庫メモをClaudeに貼り付けて整理してもらいます。まずはここから始めてください。

    STEP 2｜スプレッドシートで管理する（費用：月0〜1,000円程度）

    Googleスプレッドシートに品目・数量・発注基準を記録すると、スタッフ全員で在庫状況を確認できます。「ある列が赤くなったら発注」という条件付き書式も設定できます。

    STEP 3｜在庫管理システムを作る（費用：月1,000〜3,000円程度）

    サーバーにデータベースを置くと、在庫の増減履歴・発注タイミングの通知・消費傾向のグラフ表示ができます。Claude Code / Codexに依頼して作れます。

    サーバーで本格システムを作る

  • ブラウザから在庫数を入力すると、発注が必要な食材に自動でアラートが出る
  • 発注履歴が自動で記録され、仕入れコストの月次推移を確認できる
  • 最低在庫数を設定しておくと、切れそうな食材をスマホに通知できる
  • スタッフが入庫・使用数を入力して在庫をリアルタイム共有できる
    • Claude に渡すプロンプト

    相談しながら要件を調整したい・設計の判断を一緒に考えたいときに向いています。

    在庫と発注をWebで一元管理して、発注漏れと過剰仕入れをなくしたいです。
今の状況を整理しながら、何から作るか一緒に決めてください。

・管理したい食材・資材の種類：〇品目程度
・発注頻度が高い食材：（例：野菜は毎日・肉は週3回）
・スタッフにも入力させたいか：はい／いいえ
・連絡先への通知が必要か：はい（LINE / メール）／いいえ

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