飲食店向け業務効率化システム案データ検証

在庫メモ整理システム

毎日の在庫確認をスマホでメモして、発注のタイミングを見逃さない仕組みを説明します。

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UPDATED: 2026.08.15
MODE: データ検証

この記事で楽になること

「在庫確認したつもりが発注忘れた」「どのくらい残っているか分からない」という状況が変わります。閉店後のスキマ時間にスマホで在庫をメモするだけで、「そろそろ発注が必要なもの」が一目でわかるようになります。

こんな場面で役立ちます

毎日の在庫確認を記録として残したいとき
発注のタイミングを見逃しやすいとき
複数スタッフで在庫状況を共有したいとき
何がよく使われるか傾向を把握したいとき

用意するもの

ClaudeまたはChatGPT（無料で使えます）
管理したい品目のリスト
各品目の発注基準（これを下回ったら注文など）

実際の使い方

STEP1: 管理する品目の整理をAIに頼む

まずClaudeを使って、管理項目を整理します。

私はカフェを経営しています。在庫管理の仕組みを作りたいです。コーヒー豆・牛乳・紙コップ・砂糖・シロップ類・清掃用品などを管理しています。「品目・現在数・単位・発注基準・発注先」の形式で管理リストの雛形を作ってください。

Claudeが管理しやすいリストの形式を提案してくれます。

STEP2: 毎日の在庫メモをAIに整理してもらう

以下の在庫メモを整理してください。

コーヒー豆：残り1袋（発注基準は2袋）→ 要発注
牛乳：6本（基準5本）→ OK
紙コップ：ほぼない（要発注）
砂糖：問題なし
ハンドソープ：半分くらい

箇条書きで渡すだけで大丈夫です。Claudeが「要発注品リスト」と「問題なし品リスト」に整理してくれます。

STEP3: 返ってきた整理結果を確認する

上の内容でClaudeに頼むと、たとえばこんな結果が出てきます。

【要発注】・コーヒー豆（現在1袋 / 基準2袋）→ 今日注文推奨・紙コップ（残り僅少）→ 今日注文推奨

【在庫OK】・牛乳（6本 / 基準5本）・砂糖（問題なし）・ハンドソープ（残り約50%）

発注先・注文方法は自分で確認してから発注します。

STEP4: 発注メモや連絡をAIに作ってもらう

「コーヒー豆を○○商会に注文するメールを作ってください。コーヒー豆200g×5袋を追加注文したいです。」

在庫確認から発注連絡まで、一連の流れをAIにサポートしてもらえます。

Claude に渡すプロンプト

相談しながら要件を調整したい・設計の判断を一緒に考えたいときに向いています。

飲食店向けに在庫メモ整理システムを作りたいです。まず要件を一緒に整理してください。

- どんな品目を管理するか（食材・消耗品・飲料など）
- 在庫確認の頻度はどのくらいか（毎日・週2〜3回など）
- 発注基準はどう設定するか
- 誰が入力して誰が発注判断するか
- 複数スタッフで共有する必要があるか

これらをふまえて、お店の運用に合った在庫管理の仕組みを一緒に設計してください。

用途別の使い方のコツ

週次の消費量を把握する

「今週1週間の在庫メモをまとめました。どの品目が一番消費が早いか、来週何を多めに発注すればよいかを教えてください。」

（1週間分のメモを貼り付ける）

消費ペースがわかると、発注量の調整ができます。

仕入れコストを下げる相談

「毎月コーヒー豆を6kg発注しています。ロット購入でコストを下げる方法や、ストックの目安を教えてください。」

「いくつまとめて買うとお得か」の試算もAIに相談できます。

季節やイベントに向けた在庫計画

「来月のバレンタイン期間に向けて、チョコレート系ドリンクの材料を増やしたいです。通常比2倍の需要を想定した場合、どのくらい事前に発注すべきか考えてください。」

繁忙期・閑散期に合わせた発注計画の下書きを作れます。

うまくいかないときは

品目が多すぎて入力が面倒なとき：「よく発注するものだけに絞って、上位10品目に絞りましょう」とClaudeに相談します。

発注基準を何にすべきか分からないとき：「うちのカフェでコーヒー豆の適切な発注基準を考えてください。1日平均40杯提供、1杯に豆15gを使います。」と具体的な情報を渡して相談します。

予算感

Claudeに相談して手動で管理するなら費用は0円です。スマホ対応のシステムを作る場合はサーバー代として月1,000〜2,000円程度を見ておくと安心です。

注意点

発注の最終確認と実際の発注作業は人間が行います。特に賞味期限・保存条件のある食材については、在庫数だけでなく状態の確認も必ず人間が行ってください。

もっと便利にするには

STEP 1｜まず試す（費用：無料）各自のスマホやPCで使います。在庫メモをClaudeに貼り付けて整理してもらいます。まずはここから始めてください。

STEP 2｜スプレッドシートで管理する（費用：月0〜1,000円程度） Googleスプレッドシートに品目・数量・発注基準を記録すると、スタッフ全員で在庫状況を確認できます。「ある列が赤くなったら発注」という条件付き書式も設定できます。

STEP 3｜在庫管理システムを作る（費用：月1,000〜3,000円程度）サーバーにデータベースを置くと、在庫の増減履歴・発注タイミングの通知・消費傾向のグラフ表示ができます。Claude Code / Codexに依頼して作れます。

サーバーで本格システムを作る

ブラウザから在庫数を入力すると、発注が必要な食材に自動でアラートが出る
発注履歴が自動で記録され、仕入れコストの月次推移を確認できる
最低在庫数を設定しておくと、切れそうな食材をスマホに通知できる
スタッフが入庫・使用数を入力して在庫をリアルタイム共有できる